YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLERİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

1- Müdürlüğün örgütlenme yapısı

 (a) Müdür 

(b)Yazı işleri servisi

(c) Evrak Kayıt

(d) Evlendirme memurluğu

(e) İlan Memurluğu

 2- Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

*Müdür yetki, ve görevleriyle ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı belediye başkanına, başkan yardımcısına ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur,

*Yazı işleri müdürlüğünü başkanlık makamına karşı temsil etmek ve başkanlık

makamınca verilen görevleri gerçekleştirir,

*Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren konuları belediye başkanı ve/veya

başkan yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir,

*Müdürlüğün görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli

görevlendirmeleri yapmak, müdürlük faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları giderir,

* Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşmasını sağlamak,

*Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunu ve gerektiğinde belirli sürelere ilişkin müdürlük faaliyetlerini üst makamlara sunar,

*Belediye meclisine ve encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evrakları

düzenleyerek meclis ve encümen gündemlerinin oluşturulması için başkanlığa sunulmasını sağlar,

 *Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde harcama yetkilisi sıfatıyla belediye

bütçesinde öngörülen harcamaları yapmak,

*5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 20. maddesi ve Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliği kapsamında meclis toplantılarının düzenlenmesi, evrakların hazırlanması ve yasal tariflerde belirtilen süre ve kurallara uygun olarak sonuçlandırılmasını sağlar,

* Belediye Meclisinin aylık toplantılarında görüşülmek üzere, Belediye birimlerinden gelen ve Başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündeminin oluşturulmasını sağlamak,

*Meclis Toplantılarına katılmak,

* Meclisten komisyonlara gönderilen konuların komisyonlardaki seyrinin takip edilerek hazırlanan raporun meclise sunulmasının sağlamak,

* Meclis üyeleri tarafından Meclis Başkanlık Divanına sunulan yazılı önergelerin gereği yapılma sürecindeki iş ve işlemleri takip etmek,

*Meclis divanın çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,

* Belediye meclisi toplantılarında 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19.maddesine dayanılarak hazırlanan, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak,

*5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 33. maddesin kapsamında Ocak ayının ilk encümen toplantısında belirlenen gün ve haftada bir olmak üzere tüm yılın aynı gününde yapılan encümen toplantılarının düzenlenmesini sağlamak,

* Encümen toplantılarına katılmak,

*2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Encümen İhale Komisyonu sıfatı ile toplandığından, bu konuda alınacak karar ve tutulacak tutanakların bahis konusu kanun hükümlerine göre düzenlenmesi sağlamak,

3-Yazı İşleri Servisinin Görev ve Yetkileri

 *2886 Devlet İhale Kanununa göre satım, hizmet, yapım, kira, trampa, mülkiyetin gayri ayni hak tesisi ve taşıma işleri ile ilgili ihalelerin düzenlenmesinde yardımcı olmak,

*Meclis toplantı tarihinin ve belediye başkanı tarafından belirlenen gündem

  maddelerinin, Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereğince en az üç

  gün önceden meclis üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapmak ve gündemin                                 

  duyurulmasını sağlamak,

*Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye başkanlığının       Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlamak ve Belediye       yayın vasıtalarını kullanarak kamuoyunu bilgilendirmesini sağlamak,

*Meclis toplantı gündeminin yasal suresi içerisinde üyelere ulaştırılmasını (elektronik ortamda ve elden kendilerine)sağlamak,

*Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işleminden sonra yazılımını yapmak , toplantı tutanakları ile birlikte Başkanlık divanındaki üyelere imzalatmak. Belediye Başkanı 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 23. maddesi gereğince yasal süresi içinde kararı iade etmemişse ilgili birimlere sevkini yapmak,

* Meclis kararlarının yasal suresi içerisinde Kaynakamlığa gönderilmesi. Kaymakamlık  onayı gereken kararların onaylandıktan sonra birimine gönderilmesini sağlamak,

* Meclisince kabul edilen karar, tutanak ve komisyon raporlarının imzalanmış birer asıl nüshalarının dayanakları ile birlikte arşivlenmesi, bunların suretlerinin onaylanarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

* Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini sağlamak,

* Encümende görüşülmek üzere birimlerden encümene havalesi yapılan evrakların incelenerek varsa eksiklerinin ilgili birime bildirerek tamamlatılmasını sağlamak.

*Encümene havale edilen yazıların kayda alınarak encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını sağlamak,

* Gündemin encümen üyelerine teslim edilmesini sağlamak,

*Encümen kararlarının dayanakları ve yasal gerekçelerinin gösterilerek, anlaşılır bir şekilde yazılarak encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak,

* Toplantıya katılan üyelerin tamamı tarafından imzalanan encümen kararlarından birer adet asıl nüshasını dayanak belgeleri ile birlikte bir dosyada tarih ve numara sırasına göre muhafaza edilmesi( Arşivlenmesi)’ni sağlamak,

* Encümen kararlarının ihtiyaca göre çoğaltılıp ilgili birime gönderilmesini sağlamak,

*Meclis ve encümen üyelerinin devamlılık cetvellerinin tutulmasını sağlamak.

4-Evrak Kayıtın Görev ve Yetkileri

 *Belediye başkanlığı adına gelen-giden evrakların kontrolünü yapmak, sevk ve

havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesini kontrol etmek,

*Gelen evrakları havale edilmek üzere konularına göre ayırarak üst makama sunmak,

*‘Çok gizli’’, ‘Kişiye Özel ‘, ve ‘İvedi’ yazıları teslim alarak açılmadan bizzat Başkan veya Başkan’ın bulunmadığı zamanlarda Başkan Yardımcılarına arz ederek havaleyi takiben gelen evrak bürosunda kayıt işlemini yapmak,

*Gelen-giden yazılar ile ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak.

 *Havale edilen evrakın zimmet defterine işlenerek ilgili birimlere ulaştırılmasını

sağlamak,

 *Belediyemiz birimlerinden resmi ve özel kuruluşlarla vatandaşlara gönderilmek

üzere hazırlanan evrakın teslim alınarak kaydını yapmak,

*Posta yolu ile gönderilecek evrakın posta kaydının yapılarak P.T.T' ye teslim

edilmesini sağlamak.

 * Encümene havale edilmiş olan evrakın kayıt sırasına göre Encümen Karar Özetleri Defterine yazılması ve üyelere imzalatılmasını sağlamak.

* Encümen Kararlarının özet şekilde, Encümen Karar özetleri Defterine numara sırasına göre yazılmasını sağlamak.

*Encümen üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacıyla üst yazı yazarak ilgili birimlere göndermek

*Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek,

6-Evlendirme Memurluğunun Görev ve Yetkileri

*Evlendirme memurlukları müdürlüğe bağlı olarak belediye

başkanınca yetkili kılınan evlendirme memuru tarafından yürütülür.

*Evlendirme memurları, belediyemize evlenmek için gelen kadın ve erkeğin

evlenmeye ilişkin müracaatlarını kabul etmek,

 *Mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak,

 *Evlenme akdini yapmak,

 *Aile cüzdanı düzenleyip vermek,

 *Evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak,

 *Evlenme kütüğü ve dosyalarını iyi bir şekilde muhafaza etmek,

 *Denetim yapmak isteyen yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgeleri denetime

   hazır halde bulundurmak,

 *İşlerin aksamadan yapılmasını sağlamak ve gerekli tedbirleri almak.

7- İlan Memurluğunun Görev ve Yetkileri

*Öngörülen ilanları yapmakla yükümlüdür.

*İlan Memuru resmi kurumlardan gelen ilan taleplerini kayıt

  altına alır ve İlan tutanakları düzenler.

*Tüm bu işlemler için Resmi Kayıt Sistemi oluşturur.


Diğer İçerikler